Alpina Consulting Erstgespräch
Start · Ratgeber · KI-Telefonassistent für die Arztpraxis

KI-Telefonassistent für die Arztpraxis.

Was er übernimmt, was nicht, und worauf Sie bei der Wahl eines Anbieters achten sollten.

Von Christian Jud, Gründer Alpina Consulting ·

Was ein KI-Telefonassistent ist.

Ein KI-Telefonassistent ist Software, die Anrufe in der Praxis selbst annimmt und führt. Anders als ein Anrufbeantworter hört er nicht nur zu, sondern erledigt das Anliegen: Er bucht einen Termin, nimmt einen Rezeptwunsch auf oder leitet ein dringendes Anliegen an das Team weiter.

Anders als ein externer Telefonservice arbeitet er im System der Praxis. Ist er an das Praxisinformationssystem angebunden, steht der Termin dort, ohne dass ihn jemand abtippen muss. Den ausführlichen Vergleich finden Sie im Artikel Telefonservice oder KI-Assistent.

Was er in der Praxis übernimmt.

  • Termine. Buchen, verschieben und absagen, nach den Terminregeln der Praxis und direkt im PIS, sofern es angebunden ist.
  • Rezepte. Wiederholungsrezepte werden mit Medikament, Dosierung und Rückrufnummer erfasst und zur ärztlichen Freigabe vorbereitet.
  • Überweisungen. Im Hausarzt- oder HMO-Modell nimmt der Assistent Fachgebiet, Grund und gewünschten Spezialisten auf.
  • Auskünfte. Öffnungszeiten, Anfahrt, was zum Termin mitzubringen ist, so wie die Praxis es festlegt.
  • Dringendes. Was als dringend gilt, legt die Praxis fest. Solche Anliegen gehen sofort an das Team oder werden an die Notrufnummer 144 verwiesen.

Rund 80 % der Terminanfragen erledigt der Assistent selbständig.

Was er nicht tut.

  • Keine Diagnosen. Der Assistent beurteilt nichts medizinisch. Er erkennt Hinweise, die die Praxis festgelegt hat, und gibt sie weiter.
  • Keine Befundauskunft. Fragen zu Befunden nimmt er als Rückrufwunsch auf, statt sie selbst zu beantworten.
  • Kein Ersatz für das Team. Er nimmt der MPA Routineanrufe ab. Schwierige Gespräche und Ausnahmen bleiben beim Menschen.
  • Kein Selbstläufer. Ferien, eine neue Ärztin, ein Aufnahmestopp: Ändert sich die Praxis, muss der Assistent nachgeführt werden. Klären Sie vorher, wer das macht.

Sieben Fragen vor der Wahl eines Anbieters.

  1. 1

    Landen Termine direkt im PIS? Oder in einem separaten Tool, aus dem Ihr Team sie übertragen muss?

  2. 2

    Wer pflegt Änderungen, und was kostet das? Ferien, neue Ärztinnen und geänderte Abläufe kommen jede Woche vor.

  3. 3

    Wo werden die Gesprächsdaten bearbeitet? Und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der die Rollen regelt?

  4. 4

    Wie wird Dringendes erkannt? Wer legt fest, was als dringend gilt, und wohin geht der Anruf dann?

  5. 5

    Wie wird abgerechnet? Minuten, Pakete, Grundgebühr pro Standort, Mindestlaufzeit.

  6. 6

    Versteht der Assistent Ihre Patientinnen und Patienten? Testen Sie selbst, mit einer echten Testnummer und mit Ihren MPA.

  7. 7

    Wer hilft, wenn etwas nicht passt? Ein Ansprechpartner, der Ihre Praxis kennt, oder ein Ticket-System?

Unsere Antworten auf diese Fragen: Anbindung an Ihr PIS, Kosten, Datenschutz und Sicherheit und die Beispielpraxis mit der Testnummer +41 44 798 57 20.

Beispiel Hausarztpraxis.

Montagmorgen, Grippesaison, zwei MPA am Empfang und zwölf Anrufe in der Leitung. Die meisten betreffen dasselbe: einen Termin, ein Rezept, eine Überweisung. Genau diese Anrufe übernimmt der Assistent, während das Team sich um die Patientinnen und Patienten vor Ort kümmert.

Wie das in Ihrer Fachrichtung aussieht, zeigen unsere Seiten für Hausarztpraxen, Kinderarztpraxen und weitere Fachrichtungen.

Erstgespräch buchen Beispielpraxis anrufen

Häufige Fragen.

Was kann ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis?
Er nimmt Anrufe sofort an, bucht, verschiebt und sagt Termine nach den Regeln der Praxis ab, nimmt Rezeptwünsche und Überweisungen strukturiert auf und beantwortet Fragen zu Öffnungszeiten oder Anfahrt. Dringende Anliegen gibt er an das Praxisteam weiter oder verweist an die Notrufnummer 144.
Ersetzt ein KI-Telefonassistent die MPA?
Nein. Er nimmt ihr die Anrufe ab, die immer gleich ablaufen, damit sie Zeit für die Patientinnen und Patienten in der Praxis hat. Gespräche, die Einfühlung oder eine Einschätzung brauchen, bleiben beim Team.
Ist ein KI-Telefonassistent mit dem Schweizer Datenschutz vereinbar?
Entscheidend ist, wo die Gesprächsdaten bearbeitet werden und wer wofür verantwortlich ist. Bei MediVoice bearbeitet Mediform die Gesprächsdaten laut eigenen Angaben auf Servern in Frankfurt, im Auftrag der Praxis und geregelt in einem Auftragsverarbeitungsvertrag. Deutschland gilt nach dem Schweizer Datenschutzgesetz als Staat mit angemessenem Datenschutz. Mehr auf unserer Datenschutzseite.
Wie schnell ist ein KI-Telefonassistent eingerichtet?
In der Regel in ein bis drei Wochen, je nach Grösse der Praxis und Anzahl Standorte. Der Praxisbetrieb läuft dabei normal weiter.
Lohnt sich ein KI-Telefonassistent auch für eine kleine Hausarztpraxis?
Das hängt davon ab, wie viel Zeit Ihr Team heute am Telefon verbringt und wie viele Anrufe Routine sind. Gerade kleine Teams spüren es stark, wenn am Montagmorgen niemand ans Telefon kommt. Im Erstgespräch rechnen wir es mit Ihren Zahlen durch.
Berggipfel über einem Wolkenmeer in den Schweizer Alpen

Rechnen wir es für Ihre Praxis durch.

Im Erstgespräch schauen wir uns an, wie Ihr Telefon heute läuft und ob sich der Assistent für Ihre Praxis lohnt. 30 Minuten, unverbindlich.

Erstgespräch buchen